Conditions Générales d'Utilisation

Article 1 – Objet

Le présent document a pour objet de définir les conditions générales d'utilisation du logiciel Themisia (« le Service »), accessible en mode SaaS gratuitement, destiné à la gestion et à l'organisation des cabinets d'avocats.

Le Service est fourni par l'Éditeur du logiciel Diapaz, la Société Xelya, SAS au capital de 113 642 euros dont le siège social est situé 1 rue Royale, 174 Bureaux de la Colline 92213 Saint Cloud Cedex et immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 480 607 894 (« l'Éditeur »).

Toute option payante sera soumise à un devis et à l'acceptation des Conditions Générales de Vente de Themisia by Diapaz.

Le Service est accessible via une interface web sécurisée sur le site : www.themisia.paris et fournit des fonctionnalités de gestion de dossiers, de temps, de facturation et d'administration.

Le Service s'adresse exclusivement aux professionnels exerçant la profession d'avocat et leurs structures d'exercice, dans le respect des règles déontologiques applicables à la profession.

Les CGU expriment l'intégralité de l'accord entre les parties et se substituent à tous autres documents antérieurs éventuels émis par les parties. L'Utilisateur ne peut donc se prévaloir de ses propres conditions générales d'achat.

L'Éditeur se réserve le droit de modifier tout ou partie des dispositions de ses CGU. Toute nouvelle version sera opposable à l'Utilisateur un mois après sa notification, sauf opposition de l'Utilisateur avant l'expiration de ce délai. L'Utilisateur accepte d'être averti des CGU mises à jour qui prévaudront sur toutes les autres, par courriel.

En cochant la case correspondante à son acceptation des CGU, l'Utilisateur déclare accepter sans réserve les présentes CGU. À tout moment, si l'Utilisateur est en désaccord avec l'une des clauses des CGU, il doit immédiatement mettre fin à l'utilisation du Service.

Article 2 – Accès et inscription

2.1. Souscription au Service

L'Éditeur concède à l'Utilisateur le droit non exclusif et non transférable d'utiliser le Service Themisia. Le droit d'utilisation du Service est conféré pour les besoins exclusifs de l'Utilisateur, dans la limite du nombre d'utilisateurs, et à l'exclusion de tout tiers y compris pour un usage en location. Le premier utilisateur (administrateur) devra s'assurer que seuls les utilisateurs autorisés ont accès au Service.

2.2. Conditions d'accès au Service

L'accès au Service nécessite la création d'un compte administrateur, permettant ensuite la création de comptes utilisateurs, tous réservés à des avocats ou membres de leur structure. L'Utilisateur s'engage à fournir des informations exactes lors de l'inscription et à les actualiser en cas de changement.

2.3. Sécurité et authentification

L'accès au Service est protégé par des dispositifs d'authentification adaptés afin de garantir la confidentialité des données et le respect du secret professionnel. L'Utilisateur doit préserver la confidentialité de ses identifiants et signaler sans délai toute suspicion d'utilisation frauduleuse. L'Éditeur journalise les accès et conserve des preuves d'envoi et d'acceptation des présentes CGU.

2.4. Disponibilité

Le Service est accessible 24h/24 et 7j/7, sous réserve des périodes de maintenance et des interruptions nécessaires au bon fonctionnement du Service.

Cette disponibilité est calculée hors :

• Maintenances programmées : 2ᵉ et 3ᵉ mardi et mercredi de chaque mois, de 21h à 6h
• Temps de mises en production déclarées

L'état de disponibilité du Service est consultable à l'adresse : https://status.xelya.info/

Article 3 – Obligations de l'Utilisateur

3.1. Conformité déontologique

L'Utilisateur s'engage à se conformer strictement aux règles déontologiques de la profession d'avocat, notamment le secret professionnel, la prévention des conflits d'intérêts, l'identification dans les échanges en ligne, et l'absence de comparaisons ou dénigrements dans ses communications.

3.2. Exactitude et mise à jour des données

L'Utilisateur garantit l'exactitude et la mise à jour régulière des données renseignées dans le Service, et veille à effacer ou rectifier sans délai toute information inexacte.

3.3. Gestion des accès et habilitations

Le cabinet d'avocats ou l'avocat ayant les droits d'administration administre les droits des utilisateurs et veille à limiter leur accès aux seules informations nécessaires à leurs fonctions, conformément au principe de minimisation des données.

3.4. Export et sauvegarde

L'Utilisateur peut, via les fonctionnalités du Service, exporter ses données afin d'assurer une sauvegarde complémentaire.

Article 4 – Obligations de l'Éditeur

4.1. Sécurité et confidentialité

L'Éditeur met en œuvre toutes mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité, la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données.

4.2. Documentation et conformité

L'Éditeur documente ses mesures de conformité et peut en justifier à première demande de l'Utilisateur.

4.3. Sous-traitance

En cas de recours à des sous-traitants, l'Éditeur s'engage à conclure avec chacun d'eux un accord de traitement des données conforme à l'article 28 du RGPD, décrivant la nature des traitements, les mesures de sécurité, la gestion des droits, les audits, et la localisation des données. L'Éditeur met à la disposition de l'Utilisateur la liste des sous-traitants à jour.

4.4. Limitation de responsabilité

L'Éditeur est astreint à une obligation de moyens et ne saurait être tenu responsable d'un manquement dû à une utilisation non conforme du Service, à une faute de l'Utilisateur, à une indisponibilité indépendante de sa volonté ou à un cas de force majeure.

La responsabilité de l'Éditeur est strictement limitée aux préjudices directs et certains, et ne saurait ainsi en aucun cas être responsable d'éventuelles conséquences indirectes, et notamment, sans que cela soit limitatif, d'éventuelles pertes d'exploitation, pertes de données, atteinte à l'image ou préjudice commercial.

Article 5 – Données personnelles et confidentialité

5.1. Principes applicables

Les traitements de données personnelles opérés via le Service respectent les principes de licéité, loyauté, transparence, finalité, minimisation, exactitude, limitation de conservation, intégrité et confidentialité. L'Utilisateur agit en tant que Responsable de Traitement et l'Éditeur en tant que Sous-traitant.

5.2. Secret professionnel

Le Service est conçu pour permettre à l'Utilisateur de respecter le secret professionnel et la confidentialité des échanges.

5.3. Notification des incidents

En cas de violation de données à caractère personnel, l'Éditeur s'engage à notifier l'Utilisateur dans les délais légaux, et à mettre en œuvre toutes mesures nécessaires pour limiter les conséquences de l'incident.

Pour plus d'informations, consultez notre Politique de confidentialité.

Article 6 – Propriété intellectuelle

6.1. Droits de l'Éditeur

L'Éditeur reste titulaire de l'ensemble des droits de propriété intellectuelle afférents au Service, à ses composants logiciels, à sa documentation et à ses évolutions. Seul un droit d'utilisation personnel non exclusif et non cessible est concédé à l'Utilisateur.

Le Service ainsi que toute documentation éventuelle s'y rapportant, dont l'Éditeur détient en propre les droits de propriété intellectuelle, sont des œuvres protégées par la législation relative aux droits d'auteur applicables en France, les conventions et les traités internationaux relatifs aux droits d'auteur et toute autre loi applicable. Tous les droits sont réservés.

Les présentes CGU ne transfèrent à l'Utilisateur aucun droit de propriété de quelque nature que ce soit sur le logiciel Themisia. L'Utilisateur s'engage à respecter et à faire respecter les droits de l'Éditeur sur le logiciel Themisia, et notamment à prendre toutes précautions utiles afin d'éviter la reproduction illicite de celui-ci.

L'Utilisateur n'est pas autorisé à, en tout ou partie, copier, photocopier, reproduire, traduire, extraire le code source, modifier, désassembler, décompiler, créer des produits dérivés inspirés du logiciel Themisia sans l'autorisation écrite préalable de l'Éditeur.

6.2. Données de l'Utilisateur

L'Utilisateur est propriétaire et responsable des données qu'il saisit dans le logiciel Themisia. Les données importées, créées ou traitées via le Service restent la propriété de l'Utilisateur. L'Utilisateur peut à tout moment exporter les données au moyen d'exports standard : .csv/.xlsx/.pdf.

Article 7 – Durée, résiliation et réversibilité

7.1. Durée

Le contrat d'utilisation du Service est conclu pour une durée indéterminée.

7.2. Résiliation

Chacune des parties peut résilier le contrat dans le respect d'un préavis de trois (3) mois, sauf en cas de faute grave ou de manquement rendant impossible la poursuite du contrat.

Nonobstant ce qui précède, en cas d'utilisation malveillante, illicite ou frauduleuse des services par l'Utilisateur, l'Éditeur pourra, de plein droit, résilier les services concernés, par mail, sans mise en demeure préalable.

La résiliation d'une prestation pour quelque motif que ce soit est sans préjudice des droits, devoirs et charges de l'Utilisateur ou de l'Éditeur nés préalablement à la résiliation.

Il est entendu que la majeure partie des vues dans le logiciel peuvent faire l'objet d'exports Excel et qu'il relève par conséquent de la responsabilité de l'Utilisateur de récupérer s'il le souhaite ces données avant la date de résiliation effective des présentes CGU.

7.3. Réversibilité

L'Éditeur met à disposition des moyens d'export standard au format .csv/.xlsx/.pdf. Sur demande, une restitution complète au format SQL est fournie moyennant 100 € HT à chaque restitution.

Article 8 – Force majeure

Aucune des parties ne pourra être tenue pour responsable d'un manquement à ses obligations résultant d'un événement de force majeure, tel que défini par la loi et la jurisprudence française, rendant impossible l'exécution de ses obligations malgré des diligences raisonnables.

Article 9 – Publicité, communication et déontologie

Toute communication relative au Service, notamment à des fins publicitaires, s'effectue dans le respect des règles déontologiques de la profession d'avocat, à l'exclusion de tout élément comparatif.

Article 10 – Droit applicable et juridiction compétente

Les présentes CGU sont soumises au droit français.

Tout litige relatif à l'interprétation, l'exécution ou la validité des présentes sera porté devant les juridictions compétentes du ressort du siège social de l'Éditeur, sauf règles d'ordre public contraires.