Lorsque vous ajoutez un collaborateur à votre cabinet sur Themisia, vous devez lui attribuer un rôle. Ce rôle détermine ce qu'il peut voir, créer, modifier ou supprimer dans l'application. Bien choisir le rôle de chaque personne, c'est garantir que chacun dispose exactement des droits dont il a besoin — ni plus, ni moins.
Ce guide présente chaque rôle disponible, son périmètre fonctionnel et les droits associés.
Vue d'ensemble : quel rôle pour quel profil ?
| Rôle | Profil type |
|---|---|
| Dirigeant | Associé principal, utilisateur unique — accès complet aux données opérationnelles |
| Avocat Stagiaire | Stagiaire, élève-avocat |
| Avocat Collaborateur | Collaborateur avocat |
| Collaborateur Senior | Associé ou collaborateur senior gérant une équipe |
| Avocat Counsel | Associé ou collaborateur manager avec accès aux rapports d'activité |
| Secrétaire | Assistante juridique, secrétariat |
| Assistant | Office manager avec périmètre élargi |
| Facturier | Responsable facturation / comptabilité |
| Recouvrement | Suivi des règlements, relances et encaissements |
| Office Manager | Mise à jour administrative uniquement |
| Commercial | Développement commercial, gestion des relations clients |
| Associé Gestionnaire | Associé en pilotage, sans saisie opérationnelle |
| DSI / Admin | Paramétrage de l'application — sans accès aux données opérationnelles |
Dirigeant
Périmètre : accès complet à l'ensemble des données opérationnelles du cabinet.
Le rôle Dirigeant couvre l'intégralité du périmètre opérationnel : dossiers, clients, contacts, saisie de temps, facturation, recouvrement et pilotage. Il ne couvre pas le paramétrage de l'application, qui relève du rôle DSI / Admin.
C'est le rôle obligatoire si le cabinet ne compte qu'un seul utilisateur — dans ce cas, le rôle DSI / Admin devra également lui être attribué pour accéder au paramétrage. Il est fortement recommandé d'en avoir au moins un par cabinet.
Avocat Stagiaire
Périmètre : saisie de temps uniquement, sur ses propres données.
L'utilisateur Avocat Stagiaire dispose d'un périmètre centré sur la saisie de temps (chronos et diligences) avec une visibilité en lecture seule sur les données de référence nécessaires à son travail quotidien. Toutes les entités modifiables sont restreintes à ses propres données — il ne voit pas celles des autres utilisateurs.
Ce qu'il peut faire
- Créer, modifier et supprimer ses propres chronos et diligences
- Arrêter un chrono en cours, reprendre un chrono arrêté
- Convertir un chrono en diligence (transformation en acte facturable)
- Dupliquer une diligence existante (deux modes de duplication)
- Démarrer/arrêter un chrono en temps réel depuis n'importe quelle page
- Saisir des diligences en masse
- Consulter les dossiers et clients en lecture seule
- Gérer ses propres préférences utilisateur et ses favoris
Avocat Collaborateur
Périmètre : saisie de temps + gestion de ses dossiers, clients et contacts.
L'utilisateur Avocat Collaborateur dispose d'un périmètre centré sur la saisie de temps et la gestion de dossiers, avec un accès à la gestion des clients, contacts et parties. Les entités modifiables sont restreintes à ses propres données, à l'exception des contacts qu'il peut également consulter globalement.
Ce qu'il peut faire
- Créer, modifier et supprimer ses propres chronos ; arrêter, reprendre et convertir en diligence
- Créer, modifier et supprimer ses propres diligences ; dupliquer ; saisie en masse
- Créer, modifier et supprimer ses propres dossiers (liste globale + fiche détail)
- Consulter la liste globale des clients avec fiche détail (lecture seule)
- Créer, modifier et supprimer ses propres contacts ; consulter globalement
- Consulter les parties en objets liés (lecture seule)
- Gérer son propre tableau de bord (widgets personnalisables)
Collaborateur Senior
Périmètre : gestion de dossiers, saisie de temps, gestion des contacts et des éléments de dossier.
L'utilisateur Collaborateur Senior dispose d'un périmètre étendu couvrant la gestion de dossiers, la saisie de temps, la gestion des contacts et des éléments de dossier. Son niveau Gestionnaire lui ouvre l'accès à des entités supplémentaires (provisions, frais, échéances, éléments de dossier). Il peut créer et modifier des données partagées (clients, contacts, notes) au-delà de ses seules données propres.
Ce qu'il peut faire
- Voir les chronos et diligences de tous ; créer et modifier les siens ; supprimer uniquement les siens
- Créer et modifier ses propres dossiers (liste globale + fiche détail) ; gestion des accès ses dossiers et de leur historique d'avocat en charge
- Créer et modifier des clients (liste globale + fiche détail)
- Créer, modifier et supprimer tous les contacts, parties et juridictions
- Créer et modifier des provisions, frais, honoraires de résultat, échéances
- Consulter les éléments de dossier (lecture seule), remises et débours (lecture seule)
- Consulter les encours dossier et les données financières clients
- Personnaliser son tableau de bord
Avocat Counsel
Périmètre : gestion de dossiers, saisie de temps, gestion des contacts, des éléments de dossier et accès aux rapports d'activité.
L'utilisateur Avocat Counsel dispose du même périmètre que le Collaborateur Senior, enrichi d'un accès aux rapports d'activité.
Ce qu'il peut faire
- Voir les chronos et diligences de tous ; créer et modifier les siens ; supprimer uniquement les siens
- Créer et modifier ses propres dossiers (liste globale + fiche détail) ; gestion complète des accès au dossier et de l'historique avocat en charge
- Créer et modifier des clients (liste globale + fiche détail)
- Créer, modifier et supprimer tous les contacts, parties et juridictions
- Créer et modifier des provisions, frais, honoraires de résultat, échéances
- Consulter les éléments de dossier (lecture seule), remises et débours (lecture seule)
- Consulter les encours dossier et les données financières clients
- Accéder aux rapports d'activité
- Personnaliser son tableau de bord
Secrétaire
Périmètre : gestion administrative des dossiers, clients et contacts.
L'utilisateur Secrétaire dispose d'un périmètre orienté gestion administrative des dossiers, clients et contacts. Il n'a pas accès à la saisie de temps (chronos, diligences) ni à la facturation. Son rôle est centré sur la création et la mise à jour des fiches clients, dossiers et contacts, et sur la gestion des accès au dossier.
Ce qu'il peut faire
- Créer et modifier tous les dossiers (liste globale + fiche détail) ; gestion complète des accès au dossier
- Créer et modifier tous les clients (liste globale + fiche détail)
- Créer et modifier tous les contacts, personnes morales et physiques, et leurs coordonnées (adresses, emails, téléphones)
- Créer, modifier et supprimer ses propres notes ; consulter celles des autres utilisateurs
- Gérer ses propres préférences, favoris et signets
Assistant
Périmètre : gestion administrative élargie des dossiers, clients, contacts et parties.
L'utilisateur Assistant dispose d'un périmètre orienté gestion administrative des dossiers, clients, contacts et parties. Il n'a pas accès à la saisie de temps (chronos, diligences) ni à la facturation. Par rapport au profil Secrétaire, il dispose d'un accès élargi aux parties et juridictions.
Ce qu'il peut faire
- Créer et modifier tous les dossiers (liste globale + fiche détail) ; gestion complète des accès au dossier
- Créer et modifier tous les clients (liste globale + fiche détail)
- Créer et modifier tous les contacts et leurs coordonnées (adresses, emails, téléphones)
- Créer et modifier des personnes morales et physiques
- Créer, modifier et supprimer des parties, rôles de parties et juridictions
- Créer, modifier et supprimer ses propres notes ; consulter celles des autres utilisateurs
- Gérer ses propres préférences, favoris et signets
Facturier
Périmètre : facturation et gestion financière complète des dossiers.
L'utilisateur Facturier dispose d'un périmètre orienté facturation et gestion financière des dossiers. Il a un accès complet aux entités de facturation, éléments de dossier, frais, débours, provisions, remises, honoraires de résultat et échéances. Il peut consulter les dossiers, clients et contacts mais ne peut pas en créer. C'est le rôle le plus étendu sur le volet financier.
Ce qu'il peut faire
- Créer, modifier et supprimer des factures et articles de facture (liste globale + fiche détail)
- Créer et modifier des cycles de facturation (liste globale + fiche détail)
- Créer, modifier et supprimer des éléments facturables (liste globale + fiche détail)
- Créer, modifier et supprimer les projets de facture (depuis la page de facturation dynamique)
- Créer, modifier et supprimer des diligences, éléments de dossier, débours, frais, provisions, honoraires de résultat, remises, échéances, périodes d'abonnement
- Créer, modifier et supprimer des taux horaires
- Modifier des clients, contacts, personnes morales et physiques (sans créer ni supprimer)
- Valider et envoyer les factures
- Créer et modifier des tâches planifiées
- Créer, modifier et supprimer ses propres notes ; consulter celles des autres utilisateurs
- Consulter les dossiers, encours et données de facturation (lecture seule)
- Gérer ses propres préférences, favoris et signets
Recouvrement
Périmètre : suivi des règlements, relances et encaissements.
L'utilisateur Recouvrement dispose d'un périmètre orienté suivi des règlements, relances et encaissements. Il peut créer et modifier des règlements et annulations, des relances, des avoirs et consulter les factures et clients. Il a une visibilité transversale sur les ventilations de règlements et peut accéder à deux pages dédiées d'association de règlements.
Ce qu'il peut faire
- Créer et modifier des règlements (liste globale + fiche détail)
- Créer et modifier des relances (liste globale + fiche détail)
- Créer et modifier des annulations de règlements et lignes annulées (liste globale + fiche détail)
- Créer des ventilations de règlements (allocations, lignes, crédits) en objets liés
- Associer des règlements, avoirs et factures via les pages dédiées
- Consulter les factures et éléments facturables en lecture seule (liste globale + fiche détail)
- Consulter les clients et leurs données financières en lecture seule
- Consulter les contacts, personnes morales et physiques en lecture seule
- Modifier les dossiers des autres utilisateurs (rattachement de règlements uniquement)
- Consulter les documents et modèles existants (pour l'édition de relances)
- Créer, modifier et supprimer ses propres notes ; consulter celles des autres utilisateurs
- Personnaliser son tableau de bord
Office Manager
Périmètre : consultation et mise à jour des fiches clients et contacts uniquement.
L'utilisateur Office Manager dispose d'un périmètre très restreint orienté consultation et mise à jour des fiches clients et contacts. Il peut modifier des fiches existantes mais ne peut rien créer (ni client, ni contact, ni dossier). Il dispose d'un accès large en navigation (listes globales clients, contacts, personnes morales et physiques) mais ce profil est conçu pour la consultation et la mise à jour de données administratives uniquement.
Ce qu'il peut faire
- Consulter et modifier les fiches clients (liste globale + fiche détail)
- Consulter et modifier les fiches contacts, personnes morales et physiques (liste globale + fiche détail)
- Modifier les coordonnées existantes (adresses, emails, téléphones)
- Créer, modifier et supprimer ses propres notes ; consulter celles des autres utilisateurs (liste globale + fiche détail)
- Personnaliser son tableau de bord et gérer ses préférences, favoris et signets
Commercial
Périmètre : développement commercial — création et modification de clients, contacts et dossiers.
L'utilisateur Commercial dispose d'un périmètre orienté relation client et développement commercial : création et modification de clients et contacts. Il n'a pas accès aux dossiers, à la saisie de temps, à la facturation ni aux données financières.
Ce qu'il peut faire
- Créer et modifier tous les clients (liste globale + fiche détail)
- Créer et modifier tous les dossiers ; gestion complète des accès au dossier
- Créer et modifier tous les contacts, personnes morales et physiques, et leurs coordonnées
- Créer, modifier et supprimer ses propres notes ; consulter celles des autres utilisateurs
- Gérer ses propres préférences, favoris et signets
Associé Gestionnaire
Périmètre : pilotage et consultation transversale, sans saisie opérationnelle.
L'utilisateur Associé Gestionnaire dispose d'un périmètre orienté pilotage et consultation. Il a accès au tableau de bord personnalisable, au rapport Activités, et à une lecture transversale sur les dossiers, clients, factures, règlements, diligences et relances. Il ne peut créer ni modifier aucune de ces entités métier — son rôle est exclusivement consultatif sur les données opérationnelles. C'est le seul rôle disposant d'un accès au tableau de bord et à un rapport.
Ce qu'il peut faire
- Accéder au tableau de bord principal et personnaliser ses widgets
- Consulter le rapport Activités
- Consulter les dossiers, clients, factures, règlements, diligences, relances en lecture seule
- Consulter les données financières et d'encours des clients
- Créer, modifier et supprimer ses propres notes ; consulter celles des autres utilisateurs
DSI / Admin
Périmètre : paramétrage de l'application — sans accès aux données opérationnelles.
L'utilisateur DSI / Admin dispose d'un périmètre orienté administration et paramétrage de l'application. Il gère les utilisateurs, les coordonnées bancaires, les taux et tarifs, les éléments type. Il n'a pas accès aux données opérationnelles (dossiers, clients, contacts, facturation, diligences) — ce périmètre relève du rôle Dirigeant. Un utilisateur seul devra donc se voir attribuer les deux rôles : Dirigeant pour les données opérationnelles, DSI / Admin pour le paramétrage.
Ce qu'il peut faire
- Voir et modifier tous les utilisateurs (liste globale + fiche détail) ; pas de création ni suppression (géré par le système d'options)
- Voir et modifier les paramètres de l'application (tenant)
- Voir, créer, modifier et supprimer les coordonnées bancaires agence et tiers (liste globale + fiche détail)
- Voir et modifier les agences — entités de facturation (liste globale + fiche détail)
- Voir les taux utilisateur ; gestion complète des catégories de taux (voir, créer, modifier, supprimer)
- Voir, créer, modifier et supprimer les éléments type (liste globale + fiche détail)
- Voir, créer, modifier et supprimer les articles de loi (liste globale + fiche détail)
- Voir, créer et modifier les traductions d'éléments type (liste globale + fiche détail)
- Voir, créer, modifier et supprimer les rôles de parties
Ce guide recense l'ensemble des droits associés à chaque rôle. Pour choisir, partez toujours du besoin réel de votre collaborateur : que doit-il pouvoir faire ? La réponse se trouve dans les sections ci-dessus.