Automatisation
Avec le moteur de workflows Themisia, vous pourrez décrire vos processus métier une fois : déclencheurs, actions et notifications s'exécuteront ensuite automatiquement.
Vos tâches répétitives exécutées sans oubli
Vérifier les conflits à l'ouverture d'un dossier, alerter quand un encours dépasse un seuil, prévenir l'équipe avant une échéance : ces tâches prévisibles mobilisent du temps et s'oublient. Le moteur de workflows les prendra en charge.
Déclencheur, puis action
Une logique simple : quand un événement se produit, le logiciel exécute les actions prévues.
Notifications ciblées
Des alertes par pop-up ou email, au bon destinataire, avec un texte personnalisé.
Chaînes de workflows
Un workflow pourra en déclencher un autre pour couvrir un processus complet.
Pratiques standardisées
Les mêmes étapes appliquées à chaque dossier, quel que soit l'intervenant.
Un workflow type à l'ouverture d'un dossier
Déclencheur
Un dossier est créé dans Themisia.
Action 1
Une tâche « Vérifier conflits » sera créée automatiquement.
Action 2
L'associé responsable sera notifié.
Quand X se produit, alors faire Y
Un déclencheur est un événement qui lance le workflow ; les actions sont ce que le système exécutera ensuite.
- Création ou modification : un dossier, un client ou une facture est créé ; un statut change, un champ est mis à jour
- Seuil ou date limite : un encours dépasse un montant, une échéance arrive à X jours
- Validation : une tâche est terminée, un workflow précédent se termine
- Actions : créer des tâches, rendez-vous ou documents ; changer un statut, mettre à jour un champ ; envoyer une notification ; déclencher un autre workflow
Exemples concrets
Nouveau dossier : tâches « Vérifier conflits » et « Envoyer convention d'honoraires », puis notification de l'associé.
Encours client supérieur à 10 000 € : email d'alerte au responsable et passage du client en « suivi renforcé ».
Date limite à J-3 : notification au collaborateur et email de rappel.
Facture validée : tâche « Envoyer au client » et relance planifiée à J+30.
Des alertes qui surveillent à votre place
En complément des workflows, le moteur de notifications vous permettra de paramétrer vos propres alertes.
- Format : pop-up dans le logiciel et/ou email
- Contenu personnalisé : texte avec champs de fusion : nom du client, montant, date…
- Destinataires précis : un utilisateur ou un groupe
- Chaînes : création dossier, puis « Onboarding client », puis « Relance facturation » : chaque étape se déclenchera quand la précédente sera terminée
Alerte financière
Règle : « Si l'encours d'un dossier dépasse 20 000 € et qu'aucune provision n'a été versée depuis 60 jours, alerter l'associé responsable. » Le système surveillera en permanence et enverra l'alerte : plus de vérification manuelle.
Une configuration accompagnée par nos consultants
La création des workflows se fera via une interface technique qui nécessite une configuration accompagnée. Nos consultants vous aideront à modéliser vos processus et à paramétrer les règles. Une demi-journée suffit généralement pour configurer les principaux workflows d'un cabinet.
Cet accompagnement relève de nos formules d'accompagnement.
Automatisation
Pour quels cabinets cette option est-elle prévue ?
Pour les cabinets qui ont des processus récurrents (onboarding client, facturation, relances…), veulent réduire les oublis et les erreurs, standardiser leurs pratiques et gagner du temps sur les tâches administratives.
Pourrai-je créer mes workflows seul ?
La création passera par une interface technique : elle se fera avec l'aide de nos consultants, dans le cadre de nos formules d'accompagnement. Une demi-journée suffit généralement pour les principaux workflows.
Quelles notifications pourront être envoyées ?
Des pop-ups dans le logiciel et/ou des emails, avec un texte personnalisé par champs de fusion, adressés à un utilisateur ou à un groupe.
L'automatisation remplacera-t-elle le travail de l'équipe ?
Non. Elle prendra en charge les tâches mécaniques et prévisibles pour que l'équipe se concentre sur ce qui demande du jugement.
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