Notes de frais
Du justificatif à la refacturation client : vous pourrez saisir, valider, rembourser et refacturer les dépenses professionnelles du cabinet sans ressaisie.
Chaque frais engagé pour un dossier refacturé au client
Frais oubliés, refacturation incomplète, justificatifs perdus : le module Notes de frais couvrira tout le cycle, de la saisie par le collaborateur à la refacturation au client et à l'export comptable.
Refacturation automatique
Un frais rattaché à un dossier deviendra un frais facturable, sans ressaisie du montant.
Plafonds appliqués
Les plafonds de votre politique de frais seront appliqués à la création de la note.
Validation en un clic
Le responsable pourra approuver une note de frais complète depuis une vue dédiée.
Justificatifs attachés
Chaque ligne portera sa photo ou son PDF, téléchargé avec la dépense.
Du justificatif à la facture, en quatre étapes
Saisie
Le collaborateur saisira sa dépense (type, montants HT et TVA, dossier) et y joindra la photo du justificatif ; le frais restera au statut « Brouillon ».
Note de frais
Les frais seront regroupés dans une note de frais, par exemple « Note de frais Décembre », soumise au statut « Demandée ».
Validation
Le responsable pourra approuver la note, rejeter certaines lignes avec un commentaire ou demander des justificatifs complémentaires.
Refacturation
Les frais liés à un dossier seront convertis en frais refacturables au client, avec un lien vers la dépense d'origine.
Des règles de remboursement fixées en amont
Le cabinet définira ses règles une fois pour toutes. À la création de la note de frais, le système appliquera automatiquement les plafonds : un frais qui dépasse sera écrêté au montant autorisé.
- Types de frais : train, taxi, hôtel, restaurant…, chacun avec son compte comptable
- Plafonds : montant maximum de remboursement par type, en HT ou en TTC
- Champs obligatoires : possibilité de rendre la description obligatoire
- Saisie détaillée : montants HT et TVA séparés, rattachement immédiat à un client et un dossier
Exemple
Vous définissez un plafond de 150 € par nuit pour les hôtels. Un collaborateur saisit une nuit à 180 €. La note de frais sera calculée sur la base de 150 € : le dépassement de 30 € restera visible mais ne sera pas remboursé.
Le lien entre la dépense et la recette
C'est la fonctionnalité clé pour un cabinet d'avocats : un frais engagé et lié à un dossier pourra être automatiquement converti en frais refacturable.
- Sans ressaisie : le montant sera repris tel quel sur le dossier
- Traçabilité : un lien bidirectionnel reliera la dépense et la facture
- Suivi : une vue dédiée comparera les montants remboursés aux collaborateurs, facturés aux clients et encaissés, avec les écarts éventuels
- Export comptable : les notes de frais validées pourront être exportées vers votre comptabilité ; avec le module Comptabilité intégré, bientôt disponible, les écritures seront générées automatiquement
Comparer remboursé et facturé
La vue de suivi vous montrera, dossier par dossier, ce que le cabinet a remboursé et ce qu'il a refacturé : aucun frais engagé pour un client ne restera à la charge du cabinet sans que vous le voyiez.
Notes de frais
Pour quels cabinets cette option est-elle prévue ?
Pour les cabinets dont les collaborateurs engagent des frais pour les dossiers, qui veulent les refacturer aux clients sans ressaisie, encadrer les dépenses par des plafonds et conserver une traçabilité complète des justificatifs.
Que se passera-t-il si une dépense dépasse le plafond ?
Le frais sera écrêté au montant autorisé lors de la création de la note de frais. Le dépassement restera visible sur la ligne, mais ne sera pas remboursé.
Quelle différence avec Frais & débours du Socle Themisia ?
Frais & débours, inclus dans le Socle Themisia, sert à enregistrer et refacturer les dépenses engagées pour vos clients en distinguant frais et débours. Notes de frais y ajoutera le circuit des dépenses avancées par les collaborateurs : regroupement en notes, plafonds, validation par un responsable et remboursement ; après validation, ces dépenses seront proposées à la refacturation sur les dossiers.
Le responsable pourra-t-il refuser une partie de la note ?
Oui. Il pourra rejeter certaines lignes avec un commentaire explicatif, ou demander des justificatifs complémentaires, et valider le reste de la note.
Options liées
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