Relances
Du rappel courtois à la mise en demeure : relancez par facture, par client ou en masse, avec un historique complet et des niveaux d'escalade.
Gratuit
pour les avocats éligibles du Barreau de Paris
25 €
HT/utilisateur/mois pour les autres avocats
Relancer au bon moment, avec le bon ton
Une facture impayée relève souvent d'un oubli. Themisia structure vos relances, du simple rappel à la mise en demeure : vous gardez la maîtrise de votre poste client tout en préservant la relation.
Trois méthodes
Par facture, par client ou en masse, selon le volume à traiter.
Niveaux d'escalade
Rappel courtois, rappel ferme, mise en demeure : chaque facture affiche son stade.
Historique complet
Date, type et niveau de chaque relance sont enregistrés sur la facture.
Lien avec l'encaissement
Un règlement reçu après une relance est détecté automatiquement.
Relances en vidéo
De l'impayé au règlement, en cinq étapes
Identifiez les impayés
Consultez le listing des factures impayées ou la balance âgée.
Choisissez votre méthode
Unitaire, par client ou en masse selon le volume.
Sélectionnez les factures
Appliquez vos filtres et validez la sélection.
Générez et envoyez
Email, courrier PDF ou Word, au choix.
Suivez les retours
Consultez l'historique et passez au niveau suivant si nécessaire.
Par facture, par client ou en masse
Choisissez la granularité selon la situation : un cas particulier, un client qui cumule les impayés ou un volume important de factures.
- Par facture : depuis n'importe quelle facture impayée, courrier Word ou PDF, ou email avec la facture en pièce jointe, en un clic.
- Par client : un rapport liste les clients ayant au moins une facture impayée ; une seule lettre ou un seul email récapitule les factures cochées, toutes marquées comme relancées.
- En masse : filtres par montant minimum, nombre de relances déjà effectuées, date de dernière relance et ancienneté, avec prévisualisation de la sélection.
- Rapport d'exécution : récapitulatif des relances envoyées et des éventuelles erreurs.
- Accès contextuel : les informations client et dossier restent sous vos yeux pendant la relance.
Traitement en arrière-plan
La génération en masse s'exécute en tâche de fond : vous continuez à utiliser Themisia pendant la préparation des emails ou courriers. Une notification vous informe quand c'est terminé.
Trois niveaux pour adapter le ton
Chaque relance enregistre sa date et son niveau sur la facture. Vous savez à tout moment où en est chaque créance.
- Suivi du niveau : chaque facture affiche son stade dans le processus de relance.
- Alertes : une notification vous rappelle de passer au niveau suivant après le délai défini.
- Filtrage par niveau : isolez les factures en Relance 2 ou 3 pour prioriser.
Exemple
Un délai de 10 à 15 jours entre chaque niveau est courant. Themisia vous alerte quand le délai configuré est écoulé.
Mesurer l'efficacité de vos relances
Le module de relance est connecté à la gestion des règlements.
- Lien relance-règlement : quand un paiement arrive après une relance, le système le détecte automatiquement.
- Règlements partiels : paiements fractionnés suivis, avec le solde restant.
- Régularisation des reliquats : écritures de pertes et profits pour solder les petits montants irrécouvrables.
- Analyse d'efficacité : identifiez les niveaux de relance qui déclenchent le plus de règlements.
Relances
Combien de temps attendre entre deux niveaux de relance ?
Il n'y a pas de règle absolue, mais un délai de 10 à 15 jours entre chaque niveau est courant. Themisia vous alerte quand le délai configuré est écoulé, pour ne pas oublier de passer à l'étape suivante.
Comment éviter de relancer un client qui vient de payer ?
Les règlements sont pris en compte en temps réel : si l'encaissement est saisi avant la relance en masse, la facture n'apparaît plus dans la sélection. En cas de croisement pendant la génération, l'historique vous permet de clarifier la situation avec le client.
La relance en masse envoie-t-elle les emails sans contrôle ?
Non. La génération est automatique, mais vous prévisualisez la sélection avant envoi et un rapport confirme ce qui a été traité. Rien ne part sans votre validation.
Que faire après la Relance 3 ?
Si le client ne répond toujours pas, vous pouvez qualifier la créance comme « douteuse » et engager une saisine du bâtonnier. Themisia fournit un modèle d'email dédié à cette démarche.
Les relances sont-elles incluses dans le Socle Themisia ?
Oui. Les relances unitaires, par client et en masse, les niveaux de relance et le lien avec l'encaissement font partie du Socle Themisia.
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