Encaissements NF525
Encaissements de particuliers : votre logiciel doit être certifié par un organisme accrédité ou attesté par son éditeur. Votre cabinet est-il concerné ? Themisia est certifié NF525.
Gratuit
pour les avocats éligibles du Barreau de Paris
25 €
HT/utilisateur/mois pour les autres avocats
Encaisser des particuliers avec un logiciel certifié
Dès qu’un cabinet encaisse des clients particuliers, même ponctuellement, en espèces, par CB ou par virement, la question du logiciel de caisse se pose. Themisia est certifié NF525 par Infocert.
Certifié par Infocert
La certification couvre le module d’encaissement.
Encaissements inaltérables
Tracés, horodatés, sécurisés et archivés.
Piste d’audit
Prouvez qu’un encaissement existe et n’a pas été oublié.
Avec la facturation électronique
Combiné à la Plateforme Agréée Xelya et au e-reporting.
Une fonction visée, pas une profession
Le texte de base est l’article 286, I, 3° bis du CGI. Il vise les assujettis à la TVA qui réalisent des opérations ne donnant pas lieu à facturation au sens de l’article 289 du CGI et les enregistrent au moyen d’un logiciel ou système de caisse. L’outil doit alors respecter des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle de l’éditeur.
Une fonctionnalité de caisse mémorise et enregistre extra-comptablement les paiements reçus : le paiement ne génère pas concomitamment, automatiquement et obligatoirement une écriture comptable. Ce qui compte n’est pas le nom du logiciel, mais ce qu’il fait.
Vous êtes concerné si
- Vous encaissez des particuliers, même ponctuellement.
- Votre logiciel enregistre le paiement avant qu’une écriture comptable soit automatiquement créée.
- Vous exportez vers le comptable plus tard, ou réconciliez en fin de mois.
Un certificat ou une attestation de l’éditeur
La loi de finances pour 2025 devait réserver la preuve de conformité à un certificat délivré par un organisme accrédité à partir du 1er septembre 2026. La loi de finances pour 2026 a annulé cette échéance et rétabli l’attestation individuelle de l’éditeur : un logiciel de caisse se justifie par un certificat (NF525, LNE) ou par cette attestation. Themisia va plus loin : son module d’encaissement est certifié NF525 par Infocert.
- Cas des BNC « compta par banque » : un encaissement en espèces peut être régulier côté client (facture émise) mais ne jamais apparaître en comptabilité s’il n’est pas déposé en banque ou correctement saisi.
- Prouver l’encaissement : la certification apporte une piste d’audit et des mécanismes de verrouillage et d’archivage sur la donnée d’encaissement.
Sanction
L’absence de certificat ou d’attestation est sanctionnée par une amende de 7 500 € par logiciel non conforme, avec obligation de mise en conformité dans un délai et possibilité de nouvelle amende en l’absence de régularisation.
Des encaissements prouvés pour le e-reporting
La plupart des cabinets sont en TVA sur encaissements : la TVA n’est exigible qu’au paiement effectif du client. Avec la réforme de la facturation électronique, l’administration attend des données de paiement structurées, transmises selon une périodicité mensuelle ou trimestrielle selon votre régime de TVA ; en B2C, elles sont agrégées par jour d’encaissement.
- Numéro de facture : concerné par le paiement.
- Date de paiement : date effective de l’encaissement.
- Montant encaissé : ventilé par taux de TVA.
- Mode de paiement : virement, CB, espèces, chèque.
Le lien avec la NF525
La certification garantit des encaissements tracés, horodatés et inaltérables : c’est ce qui permet de prouver la date exacte d’encaissement. Combinée à la Plateforme Agréée Xelya, incluse dans le Socle Themisia, elle couvre facturation électronique, encaissements certifiés et e-reporting.
Encaissements NF525
Les avocats sont-ils concernés par la NF525 ?
La NF525 ne vise pas une profession mais une fonction (l’enregistrement d’encaissements) dans un contexte (le B2C). Un cabinet qui encaisse des particuliers et enregistre ces encaissements dans son logiciel métier peut être concerné.
Comment savoir si mon cabinet est concerné ?
Posez-vous trois questions : encaissez-vous des particuliers, même ponctuellement ? Encaissez-vous parfois en espèces ou par CB au cabinet ? Votre logiciel enregistre-t-il le paiement avant qu’une écriture comptable soit automatiquement créée ? Si vous répondez oui, une certification de la brique encaissement est souvent un excellent filet de sécurité.
Que risque un cabinet sans certificat ni attestation ?
Une amende de 7 500 € par logiciel non conforme, avec obligation de mise en conformité dans un délai et possibilité de nouvelle amende en l’absence de régularisation.
Que doit pouvoir produire mon logiciel pour le e-reporting de paiement ?
La liste des factures avec leur statut d’encaissement (payé, partiellement payé, impayé), la date effective et le montant par taux de TVA de chaque encaissement, et le rapprochement entre factures émises et encaissements reçus.
Themisia est-il certifié ?
Oui, Themisia est certifié NF525 par Infocert. La certification couvre le module d’encaissement pour les cabinets qui reçoivent des paiements de particuliers.
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